発生した事象をその場で記録し、瞬時に多職種間で共有できます。これにより、情報伝達の遅延によるトラブルを防止し、常に最新の情報をもとにした適切なケア判断が可能になっています。現在では当たり前になった画像や動画の投稿も先駆的に取り入れていました。こうした記録を瞬時にご家族と同時に共有できるのはいまでも非常に役に立っています。

当法人では、こうしてケアコラボのシステム導入をきっかけに、現在では、「Google Workspace」、「Teachme Biz」、「freee」といったツールを導入しています。従来の紙ベースや個別管理の業務プロセスを刷新し、持続可能で質の高い福祉サービス提供体制を構築する上で不可欠な要素となっています。

ドキュメントやスプレッドシートを複数職員が同時に編集できるため、会議資料作成、計画書作成、各種報告書作成などの時間が大幅に短縮されています。遠隔地にいる職員間でも円滑な共同作業が可能になり、意思決定の迅速化に貢献します。

法人で使用している公印台帳や伺い書などをそのまま電子化、申請から承認までワークフローすべてがGoogle Workspaceの上で完結しています。

Googleドライブにすべてのファイルを保存することで、必要な情報がどこにあるかを探す手間が省けます。インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、リモートワークや外出先からの情報確認が容易になり、業務の柔軟性が向上しています。

Gmailによる迅速な情報伝達、Googleカレンダーによるスケジュール共有で、職員間の連携が密になります。Meetを活用したオンライン会議は、移動時間の削減や緊急時の迅速な情報共有に貢献し、業務のスピードアップを実現しています。

各種文書をデジタル化することで、印刷コスト、用紙代、保管スペースが削減されます。また、紙媒体の管理にかかる手間も省け、環境負荷の低減にも寄与します。

Googleの堅牢なセキュリティインフラにより、データの紛失や漏洩リスクが低減されます。自動バックアップ機能により、万が一のシステム障害や誤操作時にもデータの復旧が容易であり、重要な情報を安全に保護できます。

日常的にGoogle Workspaceを利用することで、職員のデジタルツールに対する抵抗感が減り、ITリテラシーが自然と向上します。これは今後のさらなるICT化推進の基盤です。
これらGoogleの活用において、法人内の規定やルール、具体的な使用方法、活用方法などのマニュアルなどをまとめた社内ポータルサイトが便利で重宝しています。

写真や動画を中心に、直感的な操作でマニュアルを作成できます。専門的な知識がなくても、誰でも高品質なマニュアルを作成できるため、担当者の負担が軽減されます。

業務手順の変更や法改正があった場合でも、マニュアルを迅速に更新し、全職員に最新情報を共有できます。これにより、古い情報に基づいた誤った業務遂行を防ぎ、常に最新かつ適切な手順で業務が行われるようになります。

文字だけでなく、写真や動画で手順を示すことで、より直感的に理解を深めることができます。とくに、介護現場の複雑な介助技術や医療行為のプロセスを視覚的に伝えることで、新入職員の習熟度向上や既存職員のスキルアップに貢献しています。

属人化しがちな業務知識や技術をマニュアル化することで、ケアの質を均一化し、どの職員が担当しても一定水準以上のサービスが提供されるようになります。

とくに、Teachme Bizは就労支援事業との相性がよいと感じています。仕事の内容を作業分解をして、画像・動画で記録したマニュアルを整備することで、スタッフが障がいがある利用者に説明をしながら作業ができるようになりました。高齢事業における間接業務（シーツ交換や洗濯など）も作業分解をし、マニュアルを整えることで、就労支援事業の仕事の幅も増えていき、ケアスタッフが注力する専門性の高い業務である直接介助に専念できるようになっています。

損益計算書や貸借対照表などの財務諸表がリアルタイムで自動作成されるため、常に正確な経営状況を把握できます。